L’importazione dei dati storici del personale dai vari software presenti in azienda, per la gestione delle risorse umane, come payroll (paghe ed amministrazione) e presenze, rappresenta una attività complessa e spesso molto costosa in termini di tempo dedicato, costi e continui controlli successivi fino all’ottenimento del risultato richiesto dall’azienda o dall’organizzazione.
EBC Consulting dopo oltre 15 anni di esperienza nella progettazione e sviluppo di software dedicati alla gestione del personale e delle risorse umane ha raggiunto un importante traguardo, ovvero la realizzazione di un sistema software in grado di provvedere “rapidamente” e “facilmente” all’import dei dati storici del personale, con impegni di tempo ed economici sempre minori, così da risultare fattibile senza importanti investimenti.
Il sistema “import dati storici del personale” ha raggiunto un tale grado di efficienza e completezza da poter essere impiegato in tutte le nuove installazioni eseguite. Quando viene avviata una nuova installazione di H1 Hrms si procede con un primo lavoro di importazione delle anagrafiche aziendali. Questo lavoro viene chiamato “primo popolamento” e viene reso disponibile nel minor tempo possibile per dare all’azienda la possibilità di avviare in tempi brevi la formazione (la formazione è molto più efficace se fatta con i dati aziendali). Una volta avviato il pacchetto, si procede con una seconda fase di importazione dei dati storici.
Questa fase non è sempre necessaria, talvolta i dati sono in formato cartaceo o non completamente recuperabile, tuttavia negli ultimi anni si è rivelata sempre più frequente in quanto sono aumentati i progetti di aziende che sono passate ad H1 Hrms come upgrade di altri software risorse umane.
Il “primo popolamento” viene oggi eseguito in due modalità distinte:
- Import dati del personale STANDARD – tramite tracciato standard di ingresso dati, operazione automatica che il cliente può anche fare in autonomia sempre che rispettino il tracciato di ingresso, senza costi per il cliente ed estremamente veloce.
- Import dati del personale PERSONALIZZATO – tramite lo studio e lo sviluppo di speciali tracciati, quando l’azienda non può utilizzare un tracciato standard ma richiede l’intervento di EBC Consulting per la ridefinizione dei campi e delle modalità. Questa attività ovviamente comporta un piccolo progetto personalizzato in seguito ad analisi dati del personale di origine e obiettivo da raggiungere.
Il processo di importazione dei dati storici del personale prevede queste voci:
I vari tool di import dati del personale di EBC Consulting permettono l’import di tutte le seguenti macro categorie di voci, grazie a configurazioni assistite ed esecuzioni che velocizzano molto il processo di caricamento.
L’azienda non è ancora totalmente autonoma ma con poche ore di studio si possono configurare i tool ed ottenere importazioni storiche massive nei seguenti settori:
Storico anagrafiche, retribuzioni e contratti:
Si importano una serie di “SITUAZIONI” storiche nelle mensilità storiche
Il tool di importazione crea i contratti, li apre e li chiude, gestisce la storicizzazione di tutti i dati contrattuali, i centri di costo, l’anagrafica e tutte le variazioni retributive collegate al personale.
Storico eventi:
Tutti gli eventi storici vengono importati in un unico passaggio.
Con questo import vengono importate le anagrafiche cessate senza appesantire il costo della licenza che, come noto, controlla solo le anagrafiche attive.
Il tracciato degli eventi è importante per elaborare statistiche storiche sempre richieste dai responsabili Hr, grazie a fogli di Business Intelligence Hr disponibili assieme ad H1 Hrms, per una visione temporale dei dati importanti delle risorse umane.
Storico organigramma:
L’organigramma viene creato manualmente ma all’interno dell’organigramma il personale viene movimentato massivamente con elaborazione automatica, generando, se sono presenti i dati storici, lo storico di ogni singolo soggetto aziendali e di ogni singola posizione di organigramma; anche questa vista, sempre disponibile in H1 Hrms oppure all’interno della Business Intelligence Hr è sempre richiesta dai responsabili di divisione HR.
Importazione massiva file del personale:
Il sistema consente di importare da altri data base tutti i file allegati precedentemente ai singoli dipendenti, attivi e non, così da riprodurre il precedente documentale all’interno del nuovo H1 Hrms sezione file e documenti (presente nel modulo base e compreso nella fornitura base con in aggiunta funzioni di scadenzario, aggiunta attributi, visione complessiva di tutti i file conservati, ricerca testuale…ecc. ecc.
Tool di import massivo di file dei dipendenti consente l’import della foto e dei file allegati
Import storico della formazione:
In area dati della formazione del personale, come si può vedere nel Modulo di Gestione Formazione delle Risorse Umane, sono presenti numerosi dati e le varie realtà aziendali li gestiscono in modo molto diverso tra loro; per questo moti la standardizzazione è complessa e comunque richiede spesso un importante intervento di studio e configurazione.
Tuttavia EBC Consulting sta studiando una modalità standard che consenta di avviare questa importazione con un ridotto apporto di tempo di studio e quindi con un ridotto impatto economico sul progetto.
